Kartlegging i Forms eller Excel? Tenk på personvernet først

Folk svarer bare ærlig hvis de stoler på at svarene ikke kan spores tilbake til dem. Gjør de ikke det, får du pene tall som ikke stemmer, og kartleggingen mister verdien. Personvern er derfor ikke bare et juridisk krav. Det er en forutsetning for at kartleggingen virker.

Som arbeidsgiver er dere behandlingsansvarlige. Det betyr at dere må kunne vise hvor dataene ligger, hvem som har tilgang, og når de slettes.

Fem risikoer med verktøy som ikke er laget for arbeidsmiljø

• Risiko 1

  Svarene kan spores

  Mange skjemaverktøy kan registrere hvem som har svart, for eksempel med innlogging eller e-post. Innstillingen er lett å overse, og da er undersøkelsen ikke anonym.

  I Trustpulse

  Svarene lagres uten navn eller konto, og det finnes ingen nøkkel som kobler dem til deg. Lederen ser bare hvor mange som har svart.

• Risiko 2

  Små grupper avslører folk

  Med tre svar i et team er det ofte lett å gjette hvem som mener hva. Et regneark skiller ikke mellom et team på 3 og et team på 30.

  I Trustpulse

  Ingen tall vises før minst fem har svart. Dere kan gå ned til tre, men da øker risikoen for at svar kan gjenkjennes.

• Risiko 3

  Fritekst kan bli helseopplysninger

  Svar om belastning, søvn eller sykdom kan regnes som helseopplysninger, og da gjelder strengere krav. En fritekst kan også avsløre hvem som skrev den.

  I Trustpulse

  Kartleggingen bruker skalaspørsmål. Unntaket er forslag til tiltak, som lagres uten kobling til hvem som skrev dem.

• Risiko 4

  Dataene sprer seg

  Svarene lastes ned, deles på e-post og lagres i mapper. Til slutt vet ingen hvor mange kopier som finnes, eller hvem som har tilgang.

  I Trustpulse

  Svarene lagres hos Microsoft Azure i Norge. Hver rolle ser bare det den skal se.

• Risiko 5

  Ingen sletter

  Gamle regneark blir liggende i årevis. Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn nødvendig.

  I Trustpulse

  Svarene lagres så lenge dere er kunde, eller til dere ber om sletting. Sikkerhetskopier slettes etter 30 dager. Slutter dere, velger dere om dataene skal slettes eller leveres tilbake.

Seks spørsmål du bør stille, uansett verktøy

Bruk dem når du vurderer en leverandør, eller når du ser på løsningen dere har i dag.

1. 1Hvor lagres dataene, og hvem behandler dem?
2. 2Kan noen se hvem som har svart?
3. 3Hva skjer med små team?
4. 4Brukes svarene til å trene KI?
5. 5Får vi databehandleravtale og hjelp med DPIA?
6. 6Hvordan slettes dataene når vi slutter?

Trustpulse lagrer data hos Microsoft Azure i Norge. Dere får databehandleravtale før dere starter, og ferdig materiale til personvernkonsekvensvurderingen (DPIA). Les mer om personvern